档案管理办法

档案管理办法

第一条 为了规范职业技能等级认定考务档案的管理，根据《档案法》《职业技能认定规定》《职业技能认定考务管理规程》，制定本办法。  

第二条 本办法适用于中国农产品流通经纪人协会职业技能等级认定中心（以下简称“我认定中心”）以及我认定中心各省属分支机构。

第三条 本办法所指考务档案包括：

（一）考务管理过程档案，包括记载考务实施过程的档案资料、试卷及工件；

（二）考试结果档案，包括记载合格人员成绩的表册及发证审批资料；

（三）认定机构评估及年检资料；

（四）考评人员档案；

（五）职业技能认定统计资料；

（六）证书管理资料。  

第四条 我认定中心对下列日常认定考务过程档案收集整理并归档：

（一）认定申请资料（个人申报表及认定申请表、申报名册）、考核方案、认定任务通知书、制卷申请资料及试卷清样、试卷交接单、考评人员派遣使用资料、考场记录、评分记录、成绩汇总，保存期三年；

（二）组织开展质量督导的，应该保存现场督导资料，保存期三年；

（三）阅过的考卷、答题卡应收集保存，保存期三年；

（四）考核工件应编号保存，保存期三年；

（五）委托保存的，应办理相关委托手续，明确保存期限和要求。

以上档案根据谁负责组织实施谁收集保存的原则，由我中心各省属分支机构规定档案管理职责，做到职责明确，衔接有序，互相佐证，采用上下联形式的，应分开保存。

第五条 我认定中心负责考务资料收集归档：

（一）认定公告、考前会议记录、报名人数、补考人员情况登记表、考场安排表、试卷交接单、考场记录表、考试汇总表、考生用过的试卷（答题卡）、论文及评分表，保存期三年；

（二）各职业（工种）和等级的空白试卷保存两份，保存期三年；

（三）其他考务资料保存在我中心中国农产品经纪人协会职业技能等级评价工作网中，保存期五年；

（四）考生个人申报资料我中心个省属分支机构保存，保存期三年。

第六条 技师/高级技师理论考试和操作技能考核，参照第四条由我中心给所属各省分支机构保存或委托保存考务资料；业绩评审和论文答辩还需保存业绩考核评分表、论文答辩评分表。

第七条 考试结果档案（合格人员成绩表册及发证审批资料）由我认定中心永久保存。

第八条 我认定中心各所属分支机构评估及年检资料由负责评估和年检的我认定中心永久保存。  

第九条 考评人员档案包括：资格申报表、聘约、培训及资格考核记录，履职和年度考核记录，续聘申请等。

第十条 职业技能认定统计报表，我认定中心及我认定中心所属各省分支机构各留存一份，永久保存。  

第十一条 证书管理资料包括：空白证书订购申请表、购领台帐（进库）、发放台帐（出库），以上表格和台账永久保存。

第十二条 档案资料按年度收集整理，编目归档。考务过程档案以时间为序按认定批次整理归档。  

第十三条 有条件的我中心所属分支机构可设立自有档案室，没有条件设立的，可整理后移交所在单位档案部门统一管理。我中心所属分支机构设立自有档案室的，应制定内部相关部门和人员负责档案收集整理和归档，明确职责，归档时应查验档案的完整性。档案管理人员变动的，应办理档案移交手续。

第十四条 档案应保存在安全、干燥、通风之处，具备必要的设施、设备、环境，并有相应的管理制度。  

第十五条 档案可以是书面形式记录的纸质资料，也可以是电子文档数据。以电子文档保存的数据档案应及时备份，并进行编号保存。

第十六条 档案应分时间、类别保存，便于查找。应根据不同保存媒介的不同保存要求选择适合的保存地

第十七条 因业务原因需要借阅、查询档案的，必须履行必要的借阅手续，在主管领导和档案管理人员同意后方可借阅、查询，在借阅期间必须确保档案的安全，使用完后及时归还档案。

第十八条 质量督导人员因工作需要查阅考务档案的，认定机构必须提供，不得以任何理由拒绝和推托。  

第十九条 保管期限到期的档案，可以登记造册，经批准后定期由保密部门销毁。

第二十条 未履行好档案保管职责，造成档案尤其是永久保存档案遗失、损坏的，擅自销毁未到期档案的，伪造涂改档案的，应追究相关人员的责任。

第二十一条 本办法由中国农产品流通经纪人协会职业技能等级认定中心负责解释。

第二十二条 本办法自发布之日起实施。